Connecteur Outlook pour Google Apps

Google Apps publie un connecteur Outlook permettant à tout utilisateur d'Outlook soit de continuer à travailler avec l'interface d'Outlook soit d'importer/synchroniser le contenu de son Outlook (boite aux lettres, calendriers et contacts) avec Google Apps (gmail, calendar et contacts).

Pour cela il faut installer le connecteur en question, qui ne fonctionne que pour Windows. 

Cliquez ici pour accéder à la page d'installation et procéder au téléchargement et à l'installation du plugin.

Migrer les données vers Google Apps

Une fois installé, il vous sera demandé de vous authentifier à votre compte Google Apps (soyez sûr d'avoir bien validé initialement votre installation Google Apps et d'avoir déjà accéder au moins une fois à votre compte à travers l'interface web pour bien valider les conditions d'utilisation de Google).



Une fois validé, il vous sera proposé de créer un nouveau profil Outlook (obligatoire) pour ne pas venir écraser votre profil en cours (ainsi toutes vos données actuelles seront sauvegardées).

Vous avez le choix également de tout synchroniser ou ne synchroniser qu'une partie des éléments. Notre recommandation est de toute synchroniser, à part les "junk email" si vous avez déjà le ménage dans votre compte Outlook.


Ensuite vous cliquez sur le bouton "Create profile". La configuration est terminée, le connecteur est installé sur votre poste et son état accessible à travers le bouton de status dans le barre des tâches de Windows.


En parallèle se lance la synchronisation de la boite aux lettres (email) des agendas (calendar) et des contacts.

ATTENTION : 
  • es données sont d'abord rappatriées de l'ancien profil outlook dans le nouveau profil. Ensuite elles sont synchronisées avec Google. Cela induit que pendant un certain temps, la boite aux lettres dans Outlook est vide. C'est normal, elle est en train d'être importée depuis l'ancien profil.
  • Ensuite le temps de synchronisation avec Google dépend du volume de données de votre boîte aux lettres et de votre bande passante montante. Cela peut prendre plusieurs heures, voire quelques jours dans des cas de très gros volumes. Nous conseillons souvent de lancer la synchronisation le soir, dans la majeure partie des cas le lendemain matin les boites aux lettres sont synchronisées.


Une fois la synchronisation effectuée, vous retrouvez dans votre interface gmail tous les messages, et les dossiers ont été synchronisés sous forme de libellés et de sous-libellés. Vous pouvez réorganiser ces libellés en accédant à leur menu ou en allant dans les paramètres de messagerie, onglet libellé pour les traiter en masse.

ATTENTION : la hiérarchie des libellés ne s'affiche correctement que si les libellés noeuds existent. Or lors de la synchronisation il est possible que si un dossier noeud ne contienne pas de message, il ne soit pas synchroniser et que son libellé ne soit pas créé. Nous contacter pour plus d'informations sur le sujet.

L'opération est alors finie, une fois la synchronisation totale effectueé et validée par vous.

Si vous avez décidé de ne plus utiliser Outlook, vous pouvez désinstaller le module.

Si vous souhaitez continuer à utiliser Outlook, vous laissez en l'état. Faites juste attention au fait que si vous utilisez les fonctionnalités avancées de gmail comme le multi-classement dans les libellés, les conversations, etc... elles ne seront pas reprises dans l'interface Outlook, Outlook étant en retrait concernant ces fonctionnalités de productivité individuelle.

Importer des archives Outlook (fichiers .PST)

Il est également possible d'importer des fichiers d'archives (ce sont des fichiers .PST générés par Outlook lors de l'opération d'archivage dans Outlook). 

Pour cela il suffit de relancer l'outils d'importation du connecteur Google : 


et de sélectionner l'option d'importation depuis un fichier PST.


Pour éviter les doublons, bien sélectionner la première option d'importation uniquement des données non importées précédemment.

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