Alertes automatiques ou notifications manuelles ?

publié le 2 sept. 2010 à 14:35 par Miguel Membrado   [ mis à jour : 3 sept. 2010 à 02:43 ]

Plusieurs mécanismes d'alerte et de notification sont disponibles dans Google Apps lorsqu'il s'agit de savoir si des modifications ont eu lieu dans Google Docs et dans Google Sites.

En général, lors de la prise en main de Google Apps, les utilisateurs cherchent à être alertés automatiquement des modifications faites sur les documents, ce qui est normal, puisqu'une fois qu'un document ou une page est partagée, on souhaite être averti de tout changement pour pouvoir éventuellement réagir ou le valider.

De la valeur d'une notification manuelle 

A l'usage il s'avère que, surtout lorsque les modifications sont nombreuses, on se retrouve assailli de messages d'alertes, et au bout d'un certain temps, on décroche, submergé par les messages.

Or après de nombreuses années de pratique de travail dans les espaces de travail collaboratif, même dotés de systèmes d'alertes automatiques, le meilleur mécanisme d'alerte reste la notification manuelle, celle faite par le collaborateur qui vient lui-même de mettre à jour le document ou la page, et qui considère qu'il est important que les autres personnes soient au courant.

La pertinence de cette notification sera nettement supérieure, puisque l'auteur de la modification ne l'enverra qu'après avoir fini l'ensemble des modifications du moment, et le récepteur de la notification ne recevra donc qu'un seul email, avec en plus un éventuel commentaire joint de l'auteur indiquant pourquoi la modification est importante.

Ce mécanisme existe dans Google Docs, malheureusement pas encore dans Google Sites. Dans Google Docs, il est accessible en cliquant sur la petite flèche à droite du bouton "Partager", et en sélectionnant l'élément de menu "Envoyer un email". La liste des personnes invitées dans le document s'affiche alors, et on peut sélectionner à qui on souhaite envoyer un email de notification, soit tout le monde par défaut, soit une sélection de personnes seulement. L'opération est donc toute simple, puisqu'il n'est pas nécessaire de sortir du document et d'ouvrir sa boîte aux lettres, une petite boite de dialogue s'affiche directement et permet l'envoi du message sans quitter le document.

Ce mécanisme a une très grande valeur dans le travail collaboratif, il faut seulement que les auteurs soient bien conscients de cela et qu'ils fassent les notifications adéquates.

Le cas de Google Spreadsheet

Google Tableur est un cas à part. En effet un mécanisme sophistiqué d'alertes à été développé depuis l'origine du produit, permettant de créer des règles d'alertes permettant de sélectionner le périmètre de cellules du tableau sur lequel on veut être alerté d'une modification. Soit tout le document par défaut, soit seulement une plage de cellules, soit une seule cellule particulière. Et plusieurs règles peuvent en plus être créées. 

On a ainsi la possibilité par exemple dans un tableau de reporting de n'être alerté que si la cellule présentant les résultats globaux est modifiée, mais pas les cellules présentant les résultats intermédiaires. Dans ce cas la notification automatique possède également une grande valeur, car elle peut être ciblée.

Le cas de Google Sites

Comme évoqué plus haut, Google Sites n'intègre pas ce système de notifications manuelles. Il n'intègre pas non plus de mécanisme de fil RSS auquel on puisse s'abonner (à part dans les pages de news dans le cas des Sites publics). La seule façon d'être alerté des modifications est :

  • soit qu'un des auteurs vous écrive un email à partir de sa messagerie (opération un peu plus lourde puisqu'il devra copier/coller l'URL de la page sur laquelle il travaillait dans un message rédigé dans GMail).
  • soit de s'abonner à l'ensemble du site, et à chaque enregistrement d'une nouvelle version de page, vous recevrez un email d'alerte avec une image du contenu de la page et en surbrillance le texte qui a été ajouté (ou effacé)
  • soit de s'abonner uniquement à une des pages qu'il vous intéresse particulièrement de suivre.

Sur des Sites n'évoluant pas très vite, c'est une solution qui fonctionne bien, mais sur des Sites modifiés tout au long de la journée, la boite aux lettres se retrouve très rapidement saturée d'emails. Si on utilise l'interface GMail, au moins l'ensemble des messages de la journée sont stockés sous forme de conversation et ne représentent qu'une seule entrée de la boite de réception. Mais si on utilise encore Outlook pour accéder à sa boite aux lettres, cela devient insupportable (il faut de toute façon se débarrasser d'Outlook au plus vite, l'interface GMail est bien plus productive à l'usage).

Tout est donc question de dosage et il faut espérer que Google améliore dans les mois à venir ce mécanisme d'alertes afin de rendre les utilisateurs encore plus efficaces dans le suivi des modifications de leurs Sites.

Bonne pratique

D'un point de vue organisationnel, l'expérience montre également qu'un auteur ne peut en aucune manière se baser sur des mécanismes d'alerte automatique pour penser que ses collègues seront au courant des modifications qu'il a faites. Car le collègue pourra toujours rétorquer que son alerte s'est désactivée, ou qu'il était justement noyé sour les alertes et qu'il n'a pu voir passer celle qui comptait, etc.

La bonne pratique qui se dégage pour un auteur est donc la notification manuelle comme point principal de communication auprès de ses collègues, avec la liberté en plus de n'informer des modifications que ceux qui en sont directement concernés. Comme cela l'email envoyé, qui contiendra un petit commentaire sur le pourquoi de la modification plus le lien vers le document ou la page modifiée, se retrouvera dans le cycle organisationnel et décisionnel habituel de la communication par email.

Bien entendu libre ensuite à chaque utilisateur de mettre en place ses alertes automatiques, à la fréquence qu'il souhaite, pour suivre tout travail intermédiaire supplémentaire.


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