Transitionner les comptes Google Apps sans conflits

publié le 21 mars 2011 à 08:10 par Miguel Membrado   [ mis à jour : 22 mars 2011 à 09:47 ]
Comme vous avez dû en entendre parler, soit à travers Kimind, soit à travers la communication Google dans le dashboard administration de Google Apps, les domaines Google Apps sont invités à "transitionner" vers la nouvelle authentification Google, c'est à dire à remplacer l'ancienne authentification Google Apps dédiée à votre domaine par l'authentification standard de Google (celle du grand public). Ainsi il n'existe plus qu'une seule façon de se connecter à un compte Google (public ou pro) et les comptes Google Apps peuvent alors bénéficier d'une soixantaine de services supplémentaires associés à leurs comptes, et activables ou non par les administrateurs.

Mais pour mener à bien cette opération, il faut être sûr qu'il n'y ait pas de conflits. C'est à dire d'utilisateurs ayant créé des comptes Google grand public utilisant comme login leur adresse email professionnelle associée à leur domaine Google Apps (c'était indispensable jusqu'à il y a quelques mois pour pouvoir utiliser des services comme Analytics, AdWords, etc... sans créer de nouvelles adresses emails).

Si un tel conflit existe (et Google Apps l'indique lors du début de la procédure de transition), le plus simple est de résoudre les conflits au préalable, et d'enclencher la procédure de transition seulement après.

Voici donc la procédure à suivre pour résoudre un tel conflit.

Supposons que votre domaine Google Apps s'appelle acme.com et votre utilisateur Julie. Si Julie possède un compte Google grand public dont l'authentification est julie@acme.com, elle aura le problème de conflit. Si par contre Julie possède un compte grand public avec une authentification soit en @gmail.com soit en toute autre domaine non associé au compte Google Apps, il n'y a pas de problème/

Dans le cas où julie@acme.com est bien un compte grand public, il faut en fait renommer ce compte AVANT de faire la transition :

1/ aller dans les paramètres de compte : https://www.google.com/accounts/ManageAccount
2/ connectez-vous en utilisant votre compte julie@acme.com "grand public".

3/ soit vous possèdez une autre adresse email NON acme.com que vous pouvez associer à ce compte, dans ce cas vous aller dans Email adresses, et vous la rajouter.

a/ après l'avoir rajoutée, vous la sélectionnez comme adresse primaire.
b/ vous pouvez vous déconnecter et vous reconnecter en utilisant cette nouvelle adresse comme login pour vérifier que cela fonctionne.
c/ vous retournez dans la section des adresses, et vous supprimez votre adresse en 
julie@acme.com

4/ soit vous n'avez pas de nouvelle adresse à associer, vous pouvez créer une boite aux lettres gmail.com, en allant dans Gmail (le lien doit apparaître en bas de la page de compte dans les propositions de service). Là vous créez une nouvelle adresse en gmail.com du type julie.acme@gmail.com (ou toute autre combinaison, c'est votre choix)

a/ après avoir créer cette adresse gmail.com, vous retournez dans la gestion des comptes, vous associez cette nouvelle adresse à votre compte (en fait dans le cas d'un compte gmail.com cela est fait automatiquement par Google)
b/ vous la déclarez comme adresse primaire du compte, vous testez que vous pouvez bien vous reconnecter en l'utilisant
c/ vous supprimez l'ancienne adresse julie@acme.com du compte.

5/ une fois ce changement d'adresse fait pour votre compte grand public, vous aurez toujours accès à tous les services associés à ce compte grâce à la nouvelle adresse que vous avez choisie comme identifiant.

6/ une fois que vous avez fait cela pour tous les comptes Google grand public ouverts avec une adresse @acme.com, vous pouvez lancer la transition dans Google Apps, vous ne devriez plus avoir un seul conflit de signalé.

7/ une fois la transition effectuée, vous pourrez continuer à vous connecter en utilisant l'URL http://mail.acme.com (si vous aviez mis en place les redirections), qui arrivera sur l'ancienne mire d'authentification Google Apps, mais vous pourrez aussi vous connecter 
directement par exemple à http://mail.google.com en mettant votre adresse acme.com complète et votre mot de passe Google Apps associé.

8/ une soixantaine d'autres services Google deviennent ainsi associables à votre compte, dont Analytics, AdWords, Youtube, AdSense, Reader, etc.

Remarques complémentaires

  • n'oubliez pas dans la gestion de compte de votre compte acme.com, mais aussi du nouveau compte créé, d'activer la gestion multiple sign-in. Cela permettra d'ouvrir simultanément plusieurs comptes Google et de basculer de l'un à l'autre. Par contre cela vous empêchera d'utiliser le module offline de gmail si vous l'utilisiez.

  • il n'est pas possible de réunifier les deux comptes dont on a parlé (le compte grand public et le compte google apps). Les deux comptes restent donc séparés, chacun gérant ses services et ses données. Donc si vous gériez par exemple votre Google Analytics dans le compte grand public, vous ne le récupérez pas dans le compte Google Apps. Le mieux est d'inviter votre utilisateur Google Apps dans la gestion des utilisateurs de Google Analytics pour partager les données et ne pas avoir à recommencer de zéro.
Cela est valable pour beaucoup des services grands publics de Google.

Nous espérons que cette procédure vous aidera à anticiper les problèmes de conflit et migrer en douceur vers la nouvelle authentification Google.

N'hésitez pas à nous contacter au support si vous avez le moindre problème.

Comments